コラム「ミニ講座」

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2016/05/18 【第3話】プロセスの4つの要素(その2)~インプットとアウトプット

こんにちは。業務プロセス改善&オフィスコミュニケーション改善士の沢渡です。
企業の業務プロセス改善をテーマに、連載形式でお話しいたします。

 

今回は、「インプット」「アウトプット」に着目します。

—–
「プロセス」とは?~4つの特徴
(1)目的・ゴールを達成するための一連の活動である
(2)インプットとアウトプットがある
(3)ステークホルダーがいる
(4)測定可能である
—-

図1

1.手戻り・属人化・ムダは「インプット」「アウトプット」に起因することが多い

そもそも業務とは、プロセスとは何でしょうか?

ずばり、インプットをアウトプットに変える活動です。

パン作りのプロセスとは、原材料(インプット)をパン(アウトプット)に変える取り組みです。
見積もり作成のプロセスであれば、見積もり依頼というインプットを、見積書というアウトプットに変えます。

どんな仕事もインプットとアウトプットで成り立っています。
言われてみれば当然ですが、このインプットとアウトプットをきちんと定義できていない現場が大変多いです。

インプットとアウトプットが曖昧なままその業務を進めているとどうなるか?

■業務の非効率
■業務品質のばらつき
■仕事の手戻り
■属人化
■後任を育成できない

このような問題が起こります。
後で痛い目をみないよう、今のうちになんとかしておきましょう。

 

2.インプットを確認しよう

インプットに関して、よくある問題は次の2つです。


(1)インプットが多すぎる・煩雑すぎる
(2)インプットの出所や入手方法が未定義/バラバラ

(1)インプットが多すぎる・煩雑すぎる

月次の売上報告書(=アウトプット)を作成するのに、Excelの店舗マスターと、Accessの店舗別売上データと、イントラネットに掲載された店舗コード一覧と…(中略)…前月の売上報告データを取り込んで、さらにExcel上に別シートを作ってデータの突合せやもろもろの再計算をして出来上がり!

一つのアウトプットを生むのに、複数のデータやマスターを持ってきて複雑な加工をしている例。

これ、非常に多くの職場で見かけます。

不要なインプットを減らす、入手方法をシンプルにする、手順を減らすだけで業務効率や品質向上につながるケースは少なくありません。
(そもそも手順は多ければ多いほど、ヒューマンエラーが入る余地が多くなります。すなわち、手順減らし=ミス削減につながります)

■もっとスマートな入手方法があるかもしれない
■不要なデータも取ってきているかもしれない

そんな疑いの目で、改めて自身の業務のインプットを見直してみましょう。

(2)インプットの出所や入手方法が未定義/バラバラ

同じ業務でも、担当者によってインプットの入手元が違う。
これもよくあるケースです。

月次の売上報告書を作るのに、
■Aさんは、イントラネットにアップされている売上金額速報の数値をインプットとしている
■Bさんは、基幹システムのデータをインプットとしている
■Cさんは、経営企画部の担当者から売上金額のファイルをもらって、それをインプットとしている

このように人によってインプットが違う。
これでは仕事そのものが非効率ですし、属人化してしまいます。新入社員も、ついた先輩によってやり方が違い、後々困ることにもなりかねません。
なにより、アウトプットの品質がばらついてしまいます。

インプットの出所や入手方法がきちんと定義されているか? 人によって違っていないか?
しっかり確認してみましょう。

 

3.アウトプットの意識は合っているか?

「上司と部下の間でアウトプットイメージがズレていた」
「担当者によってアウトプットが違う」

こうして、仕事の手戻り(やり直し)や残業は発生します。
なにより、こんな仕事を繰り返していたら関係者(関係部署、お客さん、取引先など)からの信頼もガタ落ちです。

■アウトプットイメージをなるべく早く相手と意識合わせする
■アウトプットイメージをチーム内で共有し、誰がやっても一定の品質のアウトプットを出せるよう検討する

これを意識したいものです。

是非一度、皆さんの業務の「インプット」「アウトプット」を図で書き出してみることをオススメします。
そうすることで、メンバー間の意識のズレ、属人化している部分、さらには無駄や非効率が見えてきます。

業務改善は、その仕事のインプットとアウトプットの定義・再定義がすべてと言っても過言ではありません。

 

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沢渡 あまね(さわたり あまね)

業務プロセス改善&オフィスコミュニケーション改善士

このコラムでは、企業の業務プロセス改善をテーマにお話しいたします。

 

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